Kommunikation mit Teams an unterschiedlichen Orten – Teil 3

 

Kommunikation mit Teams an unterschiedlichen Orten – Teil 3

Ein Kommunikationsplan kann ihnen helfen einen strukturierten Informationsfluss sicherzustellen. Wie stellen sie diesen auf und welche Inhalte sind wichtig?

Kommunikationsplan

Welche Daten enthält ein Kommunikationsplan?

  1. Mit welchen Stakeholdern wollen sie kommunizieren?
  2. Welche Informationen wollen sie transportieren?
  3. Was ist der Grund Ihrer Kommunikation?
  4. In welcher Häufigkeit soll die Kommunikation stattfinden?
  5. Welches Medium bietet sich an?

Ob sie dies in einer Exceltabelle, einem Flipchart oder einer Metaplanwand darstellen bleib Ihnen überlassen.

Überlegen sie sich, wen muss ich über was und aus welchem Grund informieren. Dies wiederholt sich in folgendem Rhythmus. Reflektieren sie welches Medium am besten den Informationsaustausch gewährleistet.

Falls sie sich unschlüssig sind, dann probieren sie es aus. Testen sie Mail, Webex, Face-to-face, etc. Bilden sie sich ihre eigene Meinung.

Hier einige Anhaltspunkte:

 

Beispiel Kommunikationsplan

StakeholderInformationGrundHäufigkeitMedium
     
Organisation
Teambesprechung
AgendaAbstimmungAlle 2
Wochen
Online
Telefon
Mail
ChefAktuellesAustausch1 x
Woche
Persönlich
Abonnenten BlogThema
Digital
Leadership
Selbst-PR1 x
Woche
Blog
Team – einzelnAustausch,
aktuelles,
Feedback
Beziehung-
pflege
1 x
Quartal
Persönlich
Video-
konferenz
InternetseiteProzesse,
Aktuelles
InfoAlle 2
Wochen
Mail

Quelle: DB Akademie, Kommunikation in der digitalen Welt, Friederike von Mirbach

Kommunikation mit Teams an unterschiedlichen Orten – Teil 2

 

Kommunikation mit Teams an unterschiedlichen Orten – Teil 2

Wenn sie, wie ich, ein Team mit unterschiedlichen Standorten führen, stellen sich folgende Fragen:

  1. Wie erhalte ich die Beziehungsebene über die Distanz?
  2. Wie stelle ich einen strukturierten Informationsaustausch sicher?
  3. Was ist dabei wichtig?
  4. Wie gehe ich vor?

In diesem Beitrag beschäftigen wir uns mit den Voraussetzungen für einen strukturierten Informationsaustausch.

 

Stellen sie einen strukturierten Informationsaustausch sicher

  • Legen sie feste Kommunikationszeiten fest – z.B. wöchentliche Austauschformate
  • Stellen sie die Verbindlichkeit dieser Zeiten sicher
  • Führen sie ihre Besprechungen gezielt und effizient durch
  • Achten sie auf eine gute Vor- und Nachbereitung
  • Arbeiten sie mit einer Agenda und/ oder einem Moderator
  • Protokollieren sie die Ergebnisse, Zuständigkeiten und Termine

Gewährleisten sie den Erfolg der Kommunikation

  • Führen sie ihre Besprechungen als Dialog und nicht als Monolog durch
  • Stellen sie Fragen
  • Ermuntern sie ihre Mitarbeiter Fragen zu stellen
  • Fassen sie Ergebnisse zusammen
  • Nennen sie die nächsten Schritt nochmals
  • Halten sie all dies im Protokoll fest
  • Beziehen sie alle relevanten Mitarbeiter ein
  • Verteilen sie das Protokoll

Kommunizieren sie wertschätzend und mit Feingefühl

  • Setzen sie je nach Situation unterschiedliche Kommunikationsmedien ein
  • Führen sie Konfliktgespräche nur persönlich
  • Planen sie sich Vorbereitungszeiten ein
  • Machen sie Probeläufe mit einer Person ihres Vertrauen

 

Was ein Kommunikationsplan ist und wie dieser aussehen kann erfahren sie im dritten Teil.

Wie erhalte ich die Beziehungsebene auf Distanz – finden sie hier.

 

Quelle: DB Akademie, Kommunikation in der digitalen Welt, Friederike von Mirbach

Selbstverantwortung als Stresskiller

In Zeiten des digitalen Wandels sind Homeoffice, geteilte Arbeitsplätze und räumliche Distanz im Team ein zunehmender Trend.

SELBSTVERANTWORTLICHES Arbeiten gewinnt somit an Wichtigkeit. Nicht nur die Führungskraft muss dazu fähig sein sonder das ganze Team.

Führungskräfte stehen vor der Herausforderung den Kontakt zu Mitarbeitern über digitale Medien zu halten und über Distanz zu führen.

Vermehrt wird die Frage gestellt, „Wie stelle ich Arbeitsergebnisse sicher?“, „Woher weiß ich das meine Mitarbeiter zuhause wirklich arbeiten?“. Der vermeintliche Kontrollverlust lässt die neue Situation auf den ersten Blick gefährlich wirken.

Aus meiner Erfahrung sind folgende Dinge für das Gelingen einer Zusammenarbeit auf Distanz wichtig:

  1. Vertrauen
  2. Selbstverantwortung
  3. Kommunikation

Im heutigen Artikel geht es insbesondere um SELBSTVERANTWORTUNG. Welche Vorteile bringt sie und wie kommen sie mit ihrem Team dort hin.

Durch selbstverantwortliches Arbeiten erreichen sie folgendes:

Stabilität der Teamstrukturen

Effektivität der Arbeitsweise

⁃ Drama im Team gehört der Vergangenheit an

Feedback und Coaching etablieren sich

Wertschätzung wird gegeben und erhalten

Potentiale und Stärken entfalten sich

– Raum für Kreativität und Innovation wird freigesetzt

geringere Stressanfälligkeit

Und wie kann ich selbstverantwortliches Arbeiten in meinem Team etablieren?

Mit SELBSTVERANTWORTUNG kann niemanden mehr die Schuld auf jemand anderen schieben. Man ist SELBST VERANTWORTLICH für die eigenen Ergebnisse.

NUR Wenn ich SELBST VERANTWORTLICH bin für meine Ergebnisse, dann habe ich die Macht diese zu verändern.

Wie sie etwas schnell Verändern können lesen sie hier:

Schnelles Lernen

Ohne Drama ans Ziel

Kennen sie folgende Situationen und wären froh wenn sie diese ändern könnten?

Drama Beispiele:

  • jemand beschwert sich kontinuierlich bei ihnen ohne einen Lösungsvorschlag mitzubringen oder gewillt zu sein daran zu arbeiten
  • „Ich wars nicht“ – es war der andere – Beschuldigungen
  • Rechtfertigungen anstatt von Lösungen
  • Groll gegen sie oder andere
  • Ausreden warum etwas nicht getan wurde
  • Rechthaberei
  • Andere ins Unrecht setzen um zu „gewinnen“
  • Klatsch und Tratsch über andere Menschen

Was ist der Nutzen aus diesem Verhalten?

Nutzen aus Drama:

  • Es wird Verantwortung vermieden
  • Die Menschen bringen sich in eine passive Rolle
  • Jemand anderes ist Schuld
  • Mitleid bekommen
  • Aufmerksamkeit bekommen
  • Es ermöglicht die „ich ARMER Geschichte“ zu erzählen
  • Die Person muss nicht in Aktion treten
  • Die Person kann Rache üben

Unser tägliches Miteinander ist meist ein Wechsel durch die drei strategischen Charaktere TÄTER – RETTER – OPFER.

Lassen sie uns dies UNBEWUSSTES DRAMA nennen.

SPIELREGELN:

  1. Ohne Opfer gibt es kein UNBEWUSSTES DRAMA
  2. Das Opfer ist die mächtigste „Rolle“
  3. Ein gutes Opfer kann jeden zum Täter machen
  4. Der Retter bietet Hilfe an um die nicht gebeten wurde
  5. Der Retter zeigt somit Respektlosigkeit gegenüber dem Opfer

UNBEWUSSTES DRAMA ist weder gut noch schlecht. Es produziert einfach bestimmte Ergebnisse – siehe Drama Beispiele.

Verantwortung ist der Weg zur Veränderung.

Wie kommen sie nun zu anderen Ergebnissen?

  1. Selbstbeobachtung – Bemerken sie im ersten Schritt wenn sie teil eines unbewussten Dramas sind
  2. Stoppen sie das Drama – sagen sie z.B. Sie müssen auf die Toilette oder bitten sie darum das Gespräch zu einem anderen Zeitpunkt weiterzuführen
  3. Überlegen sie sich eine neue Handlungsalternative
  4. Tun sie etwas anderes als sonst
  5. Seien sie sanft zu sich sollten sie selbst ins Drama fallen – beginnen sie wieder beim 1. Schritt
  • Lösungsansatz für Beispiel „Beschweren ohne Lösung“

  • Im Fall „Beschweren ohne Lösung“ sagen sie ihrem Mitarbeiter bei ihnen ist „X“ aus dem Gespräch angekommen. Bitten sie ihn mit einem oder mehreren Lösungsvorschlägen wiederzukommen. Vereinbaren sie einen Termin.
  • Alternativ fragen sie ihren Mitarbeiter was er benötigt um das Problem zu lösen oder mit seiner Arbeit weiterzukommen.
  • Lenken sie das Problem in eine konstruktive Bahn um daraus eine Lösung entstehen zu lassen. Lassen sie die Mitarbeiter in ihre Verantwortung kommen. Wenn ihr Mitarbeiter sein Problem erfolgreich mit ihrer Hilfe selbst lösen kann wird er das als einen Erfolg verbuchen. Helfen sie Menschen sich selbst zu helfen. Machen sie ungenutztes Potential verfügbar.
  • (Einführung ins Dramadreieck nach Stephen Karpman und Dr. Eric Berne)
  • Präsenz – “Im Hier und Jetzt sein”

    Präsent zu sein ist die Grundvoraussetzung für erfolgreiche Kommunikation und das Umsetzen von Veränderungen. Nur im Hier und Jetzt können sie etwas verändern. Nicht in der Vergangenheit und nicht in der Zukunft. Nur in der Gegenwart.

    Viele Menschen tendieren zum Flüchten, im Sinne von gedanklichem Abschweifen, plötzlichen Themenwechseln, Selbstgespräche führen oder einfach nur Tagträumen. Somit sind sie nur physisch präsent. Präsenz setzt sich jedoch aus mehreren Bausteinen zusammen:

    Physisch – Mental – Emotional – Energetisch

    Was ist ihr Gewinn?

    Wollen sie einfacher kommunizieren und ihre Umsetzungsgeschwindigkeit erhöhen? Wenn ja, ist mehr “Präsenz” gefragt. Sie gewinnen damit einen entscheidenden Vorteil.

    Sie bekommen kurz gesagt mehr mit.
    Ihre Reaktionsgeschwindigkeit erhöht sich mit ihrer Präsenz.

    Wie erhöhen sie ihre Präsenz?

    Im ersten Schritt durch Selbstbeobachtung.

    1. Beobachten sie sich selbst bzgl den oben genannten Strategien aus dem Hier und Jetzt zu flüchten (Tagträumen, Themen wechseln). Wieviel Zeit nimmt dies täglich ein? Wie oft flüchten sie? Bekommen sie mehr Bewusstheit über ihr Tun. Schreiben sie sich ihre Beobachtungen auf. Eine andere Alternative ist jemanden um Feedback zu bitten, ihre Kollegen, Ihren Chef, Freunde.

    2. Beobachten sie in welchen Situationen sie zu einem Fluchtverhalten neigen. Notieren sie sich dies. Auch hier können sie um Feedback bitten.

    3. Reflektieren sie die Situationen und entwickeln sie Handlungsalternativen. Die Handlungsalternativen sollten zu ihren Zielen passen. Einer schnelleren Projektabwicklung, mit jemandem ins Gespräch zu kommen, einen Punkt anzusprechen der sie schon lange stört, etc. Gehen sie die Dinge vorerst im Geiste durch und stellen sie sich vor, wie sie sich nach erfolgreicher Problemlösung fühlen. Das ist ihre Motivation für Schritt 4.

    4. Setzen sie die neue Handlungsalternative um.

    5. Sehen sie sich ihr Ergebnis an. Wenn sie noch nicht zufrieden sind, verändern sie ihre Vorgehensweise bis sie am Ziel sind.

    Was heißt “Im Hier und Jetzt präsent” sein?

    Zum einen kann es heißen das sie dem Schmerz und den Problemen vor denen sie flüchten ins Auge sehen werden. Das kann Angst und Traurigkeit in ihnen auslösen. Das ist ganz normal und der erste Schritt in die Veränderung. Wenn sie ihre Handlungsalternative entwickelt und umgesetzt haben wechseln sie von Wut und Angst zur Freude. Sein sie stolz auf sich. Feiern sie ihren Erfolg!

    Folgend zwei Inspirationsvideos von der Performancekünstlerin Marina Abromovic.

    The artist is present
    Art performed in the present

    Handeln sie DISRUPTIV

    Disruption beschreibt in der Technologie ein „auf den Markt bringen“ von noch nicht ausgereiften Produkten. Sie testen und verbessern ihre IDEE – PRODUKT – DIENSTLEISTUNG on the job.

    Klingt gefährlich? Nein – ersetzen sie das was ausgedient hat durch neue Produkte.

    Erinnern sie sich an das Internet – es startete auch disruptiv. Und nun bewegen wir uns im Zeitalter der Digitalisierung. Internet ist nicht wegzudenken und anfängliche Mängel haben es nicht aufgehalten. Die Idee war zu gut.

    Genau das gleiche machen sie nun mit ihren neuen Ideen. So verrückt ihre Idee auch erscheinen mag – wenn sie eine Veränderung dadurch sehen können – verfolgen sie ihr Ziel. Agieren sie wie ein Startup – Fail early and often and recover fast!

    Als DIGITAL LEADER sind sie und ihr Team selbst das STARTUP.

    FAIL EARLY – FAIL OFTEN – RECOVER FAST!

    Nutzen sie dafür schnelles Lernen.

    1. Sie starten mit ihrer Idee.
    2. Sie bekommen Feedback von ihren Kunden, dem Team.
    3. Wenn ihr Produkt nicht funktioniert -> arbeiten sie mit dem Feedback um ihr Produkt zu verändern.
    4. Starten sie wieder bei 1.
    5. Sobald ihr Produkt funktioniert – machen sie weiter bis sie wieder bei 3 landen.
    6. Dann starten sie wieder bei 1.

    Einfach oder? Lassen sie sich von Startups inspirieren.

    FAIL EARLY – FAIL OFTEN – RECOVER FAST!

    Innovativ sein … aber wie?

    Kapstadt – Zeitz Museum of Contemporary Art

    Innovativ sein … aber wie?

    Innovativ zu sein ist in Zeiten der Digitalisierung zu einer neuen Herausforderung für Führungskräfte geworden. Was verbirgt sich dahinter und wie arbeite ich innovativ?

    Zuerst, was heißt Innovation?

    Heißt es – etwas komplett neues zu erfinden oder eine bereits existierende Idee zu erweitern und in einen neuen Kontext zu setzten? Die Antwort ist SOWOHL ALS AUCH.

    Lassen sie die Vorstellung los die Welt neu erfinden zu müssen. Starten sie mit kleinen neuen Ideen und lassen sie sich überraschen wo der Weg sie hinführt.

    Wie komme ich nun zu innovativen Ideen oder neuen Kontexten?

    1. Fragen sie ihr Team oder besser lassen sie ihr Team Prozesse, Bewährtes und Neues hinterfragen. Sammeln sie die Ideen und wertschätzen sie die Kreativität ihrer Mitarbeiter. Alles ist erlaubt – Unsinn gibt es nicht.
    2. Denken sie anders. Haben sie Freude daran.
    3. Bleiben sie offen für neues.
    4. Nehmen sie eine Idee und setzen sie sie umohne zu wissen ob es funktioniert. Hierfür nehmen sie eine Idee für die sie Ressourcen haben und es verschmerzen können wenn es nicht funktioniert.
    5. Sie waren erfolgreich – machen sie weiter – setzen sie eine weitere Idee um.
    6. Es hat nicht funktioniert – machen sie weiter – setzen sie eine weitere Idee um.
    1. Sehen sie Fehler nicht als Niederlage an sondern als Leitplanke zu ihrem Erfolg
    1. Feiern sie mit ihrem Team Zwischenergebnisse und Erfolge!
    2. Keep going – bleiben die dran!

    Wer anders denkt…

    Wer anders denkt wird oft als Störenfried angesehen – denn ANDERS ist neu und ungewohnt.

    Und ganz wichtig – wer anders denkt IST INNOVATIV.

    Was sie machen wenn Angst aufkommt? Nutzen sie das Potential ihrer Angst! Mehr dazu in diesem Artikel.

    https://martinaswoboda.com/2019/02/04/blog/

    KEEP GOING! – Alaska Fairbanks

    Digital Leadership – Was ist das?

    DIGITAL LEADERSHIP & KITESURFING

    Führung stand bis jetzt als Synonym für hierarchische Führung. Es ging darum Abläufe, Produkte und Lösungen zu perfektionieren. Vorgegebene Arbeitsprozesse mussten eingehalten und abgesichert werden. Es ging oft darum das Alte zu bewahren.

    Im Zeitalter der Digitalisierung ist alles schnelllebiger, neue Technologien erobern die Märkte. Blockchain, Cryptowährungen und weitere IT-Innovation bahnen sich den Weg in unsere Arbeitswelt. Co-Creation und Co-Development sind die neuen Schlägwörter. Neue Jobs werden geschaffen, IT-Entwickler und Projektleiter werden gesucht.

    Teams sitzen nicht mehr am selben Ort, Teilzeitarbeit nimmt zu, die Arbeitszeiten werden immer flexibeler. Auch stellt sich die Frage – Büro, Homeoffice oder ganz etwas anderes? Klingt nach Führung eines agilen Teams.

    Eine Führungskraft muss heutzutage Teams über Distanz und vor Ort führen können. Führen im Sinne von „Sinn stiften“, die Kreativität und Eigenmotivation der Mitarbeiter fördern, trotz der Distanz ein Teamgefühl schaffen, es zusammenhalten und Kommunikationskanäle und Orte schaffen.

    Durch die Agilität und den Mut der Führungskraft zur Veränderung kommt die Kreativität und Leistungsfähigkeit des Teams ins rollen. Selbstverantwortung, Co-Creation und Sinn stiftende Führung stehen für DIGITAL LEADERSHIP.

    DIGITAL LEADERSHIP definiert sich durch seine Fähigkeit schnell, flexibel und auf den Punkt zu agieren. Es ist genau wie beim KITESURFEN. SCHNELL – FLEXIBEL – AUF DEN PUNKT. Beim Kiten habe ich gelernt mit den Kräften zu gehen, sie mutig für mich zu nutzen und nach einem Sturz weiterzufahren und es erneut zu probieren.

    Durch die Digitalisierung werden neue Möglichkeiten und Dimensionen hinzugefügt. Das kann Chance und Risiko zugleich sein, denn die Anforderungen an die Führungskräfte haben sich verändert.

    Aus meiner Perspektive sind fünf Eigenschaften für einen DIGITAL LEADER wesentlich:

    1. Fähigkeit agile Teams zu führen

    2. Hohe Sozialkompetenz 

    3. Strategie – Big Picture

    4. Mut voran zu gehen und zu initiieren

    5. Seine Positionierung

    In Zeiten des schnellen Wandels schwingen bei Mitarbeitern und Führungskräften viele Unsicherheiten und Ängste mit. Als Digital Leader soll man mutig voran gehen. Wie das funktioniert erfahren sie in meinem nächsten Artikel – das Potential ihrer Angst.

    #DigitalLeadership #Strategie #Empowerment #AgileTeams

    Führung bedeutet für mich mutig voran zu gehen.

    Das Potential ihrer Angst

    Erschließen sie das Potential ihrer Angst

    Ich lade sie zu einem Gedankenexperiment ein. Diesem Experiment liegen zwei Annahmen zugrunde:

    Annahme 1: Es ist nicht OK zu fühlen

    In Annahme 1 steckt die Botschaft, dass etwas mit ihnen nicht stimmt wenn Gefühle hochkommen, insbesondere Angst. Angst ist in unserer Gesellschaft ein Synonym für: feige, unzivilisiert, negativ, nicht vertrauenswürdig, unprofessionell.

    Annahme 2: Gefühle sind neutrale Energie und Information

    Annahme 2 lässt uns Angst als neutrale Energie sehen. Der Wechsel der Sichtweise ermöglicht ihnen, dass Potential ihrer Angst zu erschließen. Angst hat in Annahme 2 folgende Qualitäten:

    1. Unsere Angst schützt uns
    2. Hilft uns eine sichere Wahl zu treffen
    3. Lässt uns kreative Lösungen finden
    4. Ist innovativ
    5. Erhöht unsere Aufmerksamkeit

    Probieren sie es aus: Wenn sie es das nächste Mal einem großen Schwung Angst zu tun haben, erinnern sie sich daran: „Angst ist eine neutrale Energie. Meine Angst schütz mich und hilft mir neue Lösungen zu finden.“ Fokussieren sie sich auf die Lösung in Annahme 2 und nicht das Drama das ihnen Annahme 1 anbietet.

    Überraschen sie ihren Chef oder Team mit einer neuen Lösung, reagieren sie anders als sonst. Nutzen sie ihre Angst um voranzukommen, sie ist ihr Treibstoff. Surfen sie die Welle.

    #digitalleadership #agileteams #strategie #empowerment